Een feest is geen feest zonder gasten natuurlijk! Dus ergens in je voorbereidingen moet je die ook uit gaan nodigen, zodat je gasten (op tijd) weten waar en wanneer ze verwacht worden op jouw feestje. We zetten alle geschreven en ongeschreven regels over het versturen van uitnodigingen op een rijtje. En als bonus ook hoe je als ontvanger om hoort te gaan met een uitnodiging!

Uitnodigingen versturen: wanneer en hoe?

Save the date

Vind je het belangrijk dat je gasten de datum van jouw feest vrijhouden in hun agenda, zodat ze er zeker weten bij kunnen zijn? Dan kun je een save the date versturen. Mensen hebben het namelijk steeds drukker en ook in de vrije tijd steeds meer te doen, en zitten soms al maanden van tevoren met een volle agenda.

Zie je save the date dan ook als teaser van wat er komen gaat en steek hier wat tijd in. Zo komen je gasten alvast wat in de stemming, en jijzelf zeker ook door alle voorpret die hierbij komt kijken!

Wanneer stuur je een save the date? Daar is eigenlijk geen vaste regel voor, maar onze tip is: doe dit zo snel mogelijk. Dus zodra je datum vastligt, helemaal bij een bruiloft, kun je de save the date gaan versturen. Je hoeft namelijk nog geen tijdstip, locatie of dresscode door te geven bijvoorbeeld. Dit doe je pas in de officiële uitnodiging.

Maar… het is wel handig als je zeker weet dat je feest op de genoemde datum door kan gaan, bijvoorbeeld omdat je de locatie al besproken hebt. Een datum wijzigen na een save the date doe je namelijk alleen als het echt niet anders kan, en je verliest geloofwaardigheid als je steeds wijzigt.

Voor bruiloften is een save the date al langer ingeburgerd, maar ook voor andere, grotere feesten zien we steeds vaker een save the date voorbij komen. Een save the date kun je zo formeel maken als je wil, maar je kunt er ook voor kiezen om digitaal je gasten te vragen om de datum vast vrij te houden in de agenda. Bedenk je daarbij dat hoe meer moeite jij doet voor een mooie (digitale) kaart, hoe meer je gasten genegen zullen zijn om de datum ook daadwerkelijk vrij te houden.

De officiële uitnodigingen versturen: wanneer doe je dat?

Wanneer je de officiële uitnodiging verstuurt, is afhankelijk van het soort feest. De etiquette schrijft voor een bruiloft bijvoorbeeld voor dat je zo’n 6 tot 8 weken van tevoren de uitnodigingen verstuurt.

Is je bruiloft in de zomer, dan is 8 weken wel het minimum en mag het zelfs wel iets verder van tevoren, zodat gasten er eventueel rekening mee kunnen houden met hun vakantieplannen.

Voor andere feestjes zijn er minder ‘vaste’ regels, maar rekening houdend met volle agenda’s is een periode van 3 tot 5 weken van tevoren goed. Doe je het korter van tevoren, dan is de kans groot dat mensen al iets anders gepland hebben.

Ook al heb je een save the date gestuurd, want als die een paar weken voor de datum niet ingevuld is, zullen mensen gemakkelijker denken dat het niet doorgaat.

Langer dan een week of 5 is ook niet handig, omdat het dan gemakkelijk vergeten kan worden, of de uitnodiging dan kwijtraak bijvoorbeeld. Ook voor een ‘gewoon’ feest is de periode ook mede bepalend voor wanneer je de uitnodiging verstuurt.

Ook hier geldt: voor de zomer of bijvoorbeeld rondom de feestdagen is een iets langere periode soms zelfs wenselijk.

Wat zet je op de uitnodiging (en wat niet)?

Een save the date is dus niet veel meer dan een verzoek om een bepaalde datum vrij te houden voor jouw feest. De uitnodiging is wat dat betreft formeler en moet zo compleet mogelijk zijn, het is namelijk dé leidraad voor jouw gasten om naar jouw feestje te komen. Wat mag er absoluut niet missen op de uitnodiging?

• De gelegenheid waarom het feest gegeven wordt;
• Datum, bij voorkeur inclusief dag van de week en jaartal, dus niet 26 september maar zaterdag 26 september 2020;
• Aanvangstijd en eventueel eindtijd;
• Locatie inclusief adres;
• Contactgegevens.

Oftewel, het moet in één oogopslag duidelijk zijn waar en wanneer je gasten verwacht worden. Bij een trouwuitnodiging geef je hierbij ook nog aan voor welk deel van de dag de gast in kwestie uitgenodigd wordt.

Is dat alles? Nou, wat ons betreft is dit wel het belangrijkste en hoort dit op de officiële uitnodiging. Maar vaak wil je nog meer dingen kwijt, zoals een eventuele dresscode (lees ook: dresscode gala) of cadeautip. Je kunt ervoor kiezen dit (allemaal) op de uitnodiging te vermelden, maar wij zouden dit niet doen.

Het is namelijk veel chiquer en mooier om dat op een apart kaartje, inlegvel of brief te vermelden, die je bij de uitnodiging stopt. Zo blijft de kaart duidelijk én mooi. Let er wel op dat het vriendelijk en hartelijk over blijft komen.

Welke informatie is nog meer handig voor gasten?

Wat is dan informatie die handig is voor je gasten maar die je niet direct op de uitnodiging vermeldt? We noemden al een dresscode en cadeautip, maar er is meer, zoals:

• Extra informatie over de locatie, zoals de mogelijkheid om er te blijven overnachten, parkeermogelijkheden of wegwerkzaamheden;
• Waar kunnen gasten terecht als ze vragen hebben, bijvoorbeeld de ceremoniemeester bij een huwelijk;
• Wil je niet dat er stukjes worden voorgelezen, liedjes worden gezongen, ABC’tjes worden gedaan? Vermeld dit dan van tevoren;
• Heb je een website voor je feest? Leuk om dit ook door te geven aan je gasten;
• Zijn er verzoeken aan gasten, bijvoorbeeld over het al dan niet maken van foto’s, deze delen op social media etc? Dan kun je dit hier kwijt;
• De RSVP.

Je ziet, het kan al snel behoorlijk wat informatie worden, die op een uitnodiging summier overgebracht kan worden, of waarmee de uitnodiging uitgebreid en rommelig wordt.

Zet de postbode aan het werk

We leven misschien in een digitaal tijdperk, maar wat is er leuker dan een fysiek kaartje of uitnodiging te krijgen? Voor een bruiloft is een digitale uitnodiging overigens nog steeds écht not done, maar eigenlijk geldt voor elk serieus feest: als jij moeite doet voor je gasten, doen zij dat ook voor jou.

Dus: stuur de uitnodigingen per post. Klinkt oudbollig, maar wordt zeker weten gewaardeerd, en je gasten zullen eerder tijd maken om naar jouw feest te komen en hun best te doen zich hier ook voor op te doffen.

Bovendien, een digitale uitnodiging raakt gemakkelijker kwijt dan een op papier. Ook komen jouw keuzes voor een kaart beter over op papier dan in een mail. De beleving van het openen van een luxe envelop en het openvouwen van een chique kaart is heel anders dan het aanklikken van een mail of WhatsApp berichtje.

Vergeet je adres niet te vermelden!

Ook al verwacht je geen RSVP, vergeet niet je adres te vermelden op de uitnodiging, en ook niet op de save the date. Hoe goed je ook plant, en hoever je het van tevoren ook vraagt, er zullen altijd gasten zijn die niet komen.

Door je adres te vermelden, geef je ze de kans je een kaart, of zelfs een bos bloemen of een ander presentje, toe te sturen.

Etiquette voor de ontvanger

Tot slot willen we je nog wat tips meegeven voor wanneer je een save the date of een uitnodiging ontvangt. Op een save the date hoef je niet te reageren. Maar… stel dat je al ruim voor de datum weet dat je niet aanwezig kunt zijn, is het wel netjes dit te laten weten.

Sowieso is het not done om niet op een uitnodiging te reageren, of pas heel laat. Ook al is er geen reactie vereist, dan nog siert het je om even een reactie te geven of je wel of niet komt.

Vooral als je niet kunt komen, is het wel zo netjes dit altijd even door te geven. Wacht niet te lang met reageren, dat komt ongeïnteresseerd over en lijkt alsof je wacht tot er iets anders/beters/leukers voorbij komt.

Répondez, s’il vous plaît

Wordt er RSVP genoemd? Dan is het de bedoeling dat je laat weten of je aanwezig bent. De regel daarvoor is dat je dat via hetzelfde medium doet als de ontvangen uitnodiging: dus per post als je de uitnodiging in de brievenbus hebt ontvangen.

Vaak zit er een RSVP kaartje bij dat je kunt retourneren, waarop je je keuze kunt aangeven. Of er staat een instructie vermeld hoe je je RSVP kunt doorgeven, bijvoorbeeld via een speciaal mailadres of telefonisch. Hou je hier in principe altijd aan, en eenmaal ‘ja’ gezegd is het not done om dit nog te wijzigen, tenzij het écht niet anders kan. Andersom is ook niet wenselijk, omdat dit de planning in de war kan gooien.

Soms hoef je je RSVP alleen door te geven als je niet komt. Je mag dan alsnog laten weten dat je wel komt, maar dit hoeft dan niet. Kijk ook altijd wíe er uitgenodigd is. Krijg jij een uitnodiging alleen op jouw naam, zonder bijvoorbeeld + gast, of zonder +1 optie op de RSVP? Dan is het niet de bedoeling dat je iemand meeneemt, en het is ook not done om te vragen of je iemand mee mag nemen. Hetzelfde geldt voor kinderen.

Tot slot willen we je nog op het hart drukken om de wensen van degene die de uitnodiging heeft verstuurt, zoveel mogelijk te honoreren. Dus houd je zoveel mogelijk aan de dresscode en cadeauwensen, en als iemand geen stukje wil, wees dan niet eigenwijs.

Het is niet netjes om iemand op zijn/haar dag voor het blok te zetten. Past het niet bij je je de conformeren aan de wensen? Dan kun je beter afzeggen dan het verpesten voor de gastheer/-vrouw. Ook al vind jij de wensen misschien belachelijk, bedenk dan dat het niet jouw feestje is.