Het organiseren van een gala is best wel een uitdaging maar wel een leuke. Er zijn hierbij nét even wat meer zaken waar je aan moet denken dan bij een “gewoon feest” het geval is. Daarom is het goed om dit artikel even door te nemen als je de intentie hebt om een gala te organiseren en hier (vanzelfsprekend) een onvergetelijke gelegenheid van te maken.

In dit artikel delen we immers een aantal belangrijke richtlijnen waar je bij het gala organiseren zeker rekening mee moet houden.  

Gala organiseren? Dit zijn de redenen

Een gala is een deftig feest waarbij de etiquette (relatief) strikt worden nageleefd. Veel bedrijven zien hun kerstfeest als uitstekende gelegenheid om een gala te organiseren. Het komt regelmatig voor dat een kerstgala een traditie is geworden.

Het is een gelegenheid waarbij bedrijven op een informele manier met hun medewerkers en andere relaties “het afgelopen jaar kunnen vieren”, als dit een reden is voor een groot feest uiteraard.  

Naast het kerstfeest zijn er genoeg redenen te bedenken om een gala te organiseren. Een huwelijk, de introductie van een nieuwe bedrijfshuisstijl, een uitreiking van belangrijke awards, een jubileum of de introductie van een nieuw aanbod kunnen gelegenheden zijn om een gala te organiseren. 

Wat zijn de belangrijke richtlijnen bij de organisatie van een gala-avond?

Een gala-avond heeft een chique karakter. Dit moet dan ook de achterliggende gedachte zijn bij iedere stap die je zet bij de organisatie van een gala-avond. Dit soort avonden bestaan uit een vaste invulling.

Een gala is immers een vorm van een diner-dansant. De gasten kunnen genieten van een heerlijk diner dat vaak bestaat uit diverse gangen en hebben de gelegenheid om tijdens en na het diner een dansje te maken.

De belangrijkste factoren van een gala-avond zijn dus een goede (lees: uitstekende) catering en muziek. Voor dit laatste kun je kiezen uit een goede band of een DJ. 

Wat is een geschikte locatie voor een gala?

Het bovenstaande brengt ons bij de locatie van een gala. Er zijn immers wel een aantal eisen die je moet stellen aan een geschikte locatie voor een gala.

Een gala is een feest waarbij veel bezoekers komen. De locatie moet voldoende ruimte bieden om deze bezoekers te ontvangen. Iedere genodigde moet uiteraard een zitplaats hebben aan een van de grote ronde- of langwerpige tafels om van het diner te kunnen genieten.

In veel gevallen worden er bij gala’s tafels gebruikt waar 8 tot 10 personen aan kunnen zitten. Daarnaast moet er zoals aangegeven ruimte zijn om een dansje te kunnen maken en heeft de band of DJ uiteraard ook een geschikte plek nodig.

Zoals je begrijpt mag de locatie dus niet te klein zijn maar ook weer niet te groot. Een gala heeft wel een knusse sfeer. Daarnaast heeft een gala een luxueus karakter waarbij de mensen in hun meest nette kleding (‘White Tie’) verschijnen. Dit betekent dat deze mensen dus liever niet op de fiets op de locatie verschijnen.

Een goede bereikbaarheid van de locatie en de beschikking over voldoende parkeergelegenheid (een galafeest heeft veel gasten) zijn dan ook absolute harde eisen aan een gala locatie.

Daarnaast is het zeker belangrijk om naar de beschikbare techniek te kijken om ervoor zorg te dragen dat het entertainmentprogramma goed overkomt op de bezoekers.

Creëer de gewenste sfeer op een gala avond

Een van de belangrijkste punten van een geslaagde gala avond is het creëren van de gewenste sfeer. Dit mag best een beetje “over the top” zijn in deze high-end setting. Zoals aangegeven, een gala avond is niet zomaar een feestje. Er zijn een aantal belangrijke sfeerbepalende ingrediënten op een gala. We nemen ingrediënten hieronder met je door:

• De vormgeving van de uitnodiging zal al direct een belangrijke sfeerbepaler zijn. Hierop kun je een luxueuze stijl overbrengen en aangeven welke dresscode er verwacht wordt op deze gelegenheid.
• De dresscode is een sfeerbepalende factor die we nogmaals even onder je aandacht brengen. Hoewel er tegenwoordig steeds meer van afgeweken wordt, is de traditionele dresscode op een gala avond ‘White Tie’, de heren gaan in een rokkostuum, de dames in een lange avondjurk. Als iedereen zich houdt aan deze dresscode, zal de gewenste sfeer zeker ontstaan.
• Een luxe aankleding van de zaal is uiteraard zeer belangrijk om de gewenste sfeer op een gala avond te creëren. Dit is zeker een punt van aandacht bij de organisatie van een gala avond.
• Entertainment, als alles op een gala avond tot in de puntjes is geregeld moet dit zeker ook het geval zijn bij het vermaak voor de gasten. Je kunt kiezen voor onder andere een band, een DJ, een saxofonist, een violist, een orkest of desnoods een opera, mits deze voldoen aan drie belangrijke factoren. Het entertainment moet indrukwekkend, chique en stijlvol zijn. Het entertainment moet immers aanslaan bij de gasten.
• De catering mag in dit rijtje niet onderbelicht blijven. Een smakelijk diner, goede wijn en niet te vergeten het glas champagne om op de gelegenheid te toosten zijn onlosmakelijk verbonden bij een gala waarbij alleen het beste goed genoeg is.
• Tot slot zijn het de details die bijdragen aan de gewenste sfeer van een gala. Het ontvangst van de gasten, het aannemen van de jassen, de bediening en de vele andere manieren om de gasten in de watten te leggen, dragen bij aan een onvergetelijke avond waar lang over nagesproken wordt. Een gala is immers niet zomaar een feest maar een beleving. Aan jou de leuke uitdaging om er een belevenis van te maken!