Gaan jullie trouwen, jullie 25-jarige huwelijk vieren of heb je een andere reden om een groot feest te geven? Daar moet uiteraard op gedronken worden. Als je in gesprek gaat met de eigenaar/ beheerder van je feestlocatie zullen hier zeker vragen over gesteld worden. Je kunt immers een aantal keuzes maken en kiezen uit meerdere arrangementen. Daarom is het goed om je een beeld te vormen welke drank afspraken je kunt maken met je feestlocatie en wat de meest voordelige optie is.

Waarom het belangrijk is om goede drank afspraken te maken met je feestlocatie

Op een feestje wordt vaak een aardig glas gedronken maar waarmee worden de glazen gevuld? Als organisator van een feest mag jij dit uiteraard zelf uitmaken. Het is goed om hier vooraf eens over na te denken. De “gebruikte consumpties” op een feest vormen vaak immers een flink hoge kostenpost.

Het is dus van belang om ervoor te zorgen dat je achteraf niet voor onaangename (financiële) verrassingen komt te staan. Deze situatie kun je op verschillende manieren voorkomen zoals je hieronder zult ontdekken.

Welke dranken worden wel of niet geschonken op een feest?

Laten we beginnen met een heel praktisch punt: als organisator bepaal je zelf welke dranken wel of niet geschonken worden op een feest. Het is uiteraard wel van belang om hier vooraf goede afspraken over te maken met de feestlocatie zodat je op het feest zelf hier niet mee belast hoeft te worden.

In veel gevallen wordt er gekozen voor een standaard drankaanbod bestaande uit wijn, bier en de meest voorkomende non-alcoholische dranken maar je kunt dit ook uitbreiden met een pakket aan binnenlands- of buitenlands gedestilleerde dranken. Dit zijn de dranken met een alcoholpercentage die hoger ligt dan 15%.

Het aanbod van buitenlands gedestilleerde dranken is groter maar vaak wel een stuk duurder. Het is dan ook goed om je te informeren uit welke dranken het aanbod bestaat.

Daarnaast is het goed om een beetje in te schatten of er bij je gasten interesse is in dit aanbod, zeker als je een overeenkomst gaat sluiten waarbij je kiest voor een standaard prijs per gast. Je snapt wel dat je onnodig duur uit bent als je gasten geen gebruik maken van het dure aanbod.

Een ander punt met betrekking tot de dranken die wel of niet geschonken worden op een feest heeft betrekking op het thema hiervan. Ga je een Carribean party geven? Dan mogen de cocktails uiteraard niet ontbreken. Ook als je een gin tonic party organiseert of kiest voor een feest waarbij er uitsluitend lokale dranken worden geschonken ben je wat beperkt in je keuze. Dat is eigenlijk bij ieder themafeest wel het geval. 

Drank afkopen of turven

Een van de afspraken die je als organisator van een feest moet maken met je feestlocatie heeft betrekking op de keuze tussen drank afkopen of turven. Het verschil tussen deze opties is of je vooraf een vast bedrag per gast betaalt of dat je achteraf de drankrekening voldoet op basis wat er daadwerkelijk is gedronken. In het laatste geval zal het drankgebruik dus geturfd (geregistreerd) worden. Aan beide opties zijn voor- en nadelen verbonden.

Het grote voordeel van drank afkopen op je feest (dus het afspreken van een vaste prijs per persoon) is dat je vooraf weet wat je aan drank kwijt bent en dus duidelijk kunt budgetteren. Dit is dus een transparante keuze waarbij je je op het feest zelf geen enkele zorgen hoeft te maken als er veel dure dranken worden besteld en af en toe een half glas blijft staan.

Uiteraard zal de feestlocatie dit soort situaties wel in hun offerte opgenomen hebben en een redelijke marge hiervoor ingebouwd hebben. Daarnaast moet je er op kunnen vertrouwen dat een locatie er wel voor zorgt dat je gasten niet “droog komen te staan” maar dit gaat uiteraard ten koste van een goede naam. Uit de reviews kun je hierover vaak een goed beeld vormen. 

Voor de volledigheid is het goed te benoemen dat er zelfs locaties zijn waarbij je zelf drank kunt inkopen bij de groothandel en eventueel zelf voor de bediening kunt zorgen. Je huurt dan eigenlijk alleen de locatie. 

Afkopen van drank of calculeren op een feest, wat is de beste optie?

Op de vraag of het afkopen van drank of juist het calculeren op een feest de beste optie is, valt geen eenduidig antwoord te geven. Dit hangt voor een deel af van de hoeveelheid drankjes die je gasten zullen drinken. Daarnaast speelt het weer vaak een rol. Als het 25 graden of warmer is, zullen de gasten zeker wel wat meer drinken.  

Om hier een goede keuze in te maken, is het goed te weten dat de locaties verschillende pakketten aanbieden. Een binnenlands gedistilleerd dranken pakket kan bijvoorbeeld worden aangeboden voor een bedrag tussen de €4,- tot €7,50 per persoon per uur. Daarnaast worden drankenpakketten vaak aangeboden voor een all-inclusive prijs waarbij ook hapjes en snacks zijn inbegrepen. 

De keuze voor de beste optie tussen het afkopen van drank of het calculeren op een feest hangt dus een groot deel af van het drankgebruik van je gasten. Om je hierin een beeld te geven:

• Gemiddeld drinkt een bruiloftsgast zo’n 2 tot 3 drankjes per persoon per uur. 
• Een minder stevige drinker drinkt 1,5 drankje per uur.
• Hou voor stevige drinkers rekening met 5 drankjes per persoon per uur.
• Aan het begin van een feest drinkt een gast vaak wat meer. Dit kan soms wel 3 glazen per uur zijn. In de uren die erop volgen neemt het drankgebruik af tot gemiddeld 2 glazen per uur.      

Zoals je merkt vormen de drank afspraken die je maakt met je feestlocatie wel een punt van aandacht. Het is goed om hiervoor even goed na te denken om de beste keuze te maken en….. wellicht is het ook geen gekke keuze om hiervoor je rekenmachine tevoorschijn te halen ter voorkoming dat het drankgebruik van je gasten een onvoorziene hoge kostenpost wordt.